Importancia del tamaño de papel y márgenes en Word

Antes de comenzar a escribir su documento en Word es indispensable que conozca las normas de estilo que rigen la estructura del documento, es decir, el tamaño de la página, los márgenes, fuente, párrafo y otras normas de estilo que rigen la manera de presentar el documento.

Comandos del grupo Configurar página en Word 2013

Si los cambios anteriormente mencionados no se realizan al primer momento puede que cuando se realicen cambie la estructura del documento, por lo tanto usted necesitará tiempo adicional para corregir la estructura de acuerdo a las normas de estilo exigidas para ese documento.

A fin de evitar esos cambios a último momento, propongo unas recomendaciones a seguir, si se hacen al inicio usted ahorrará tiempo y será un usuario eficiente en este procesador de texto.

Elegir tamaño de página

El tamaño del papel debe ser el primero en ser configurado, pues este es uno de los que más afecta la estructura si se hace al final, un documento de 79 páginas puede pasar a menos o más páginas, lo que origina cambios importantes si los saltos de página no se han realizado correctamente.

Por defecto Word tiene predeterminado un tamaño de papel, esto varía en los países, por ejemplo en Venezuela el tamaño del papel usado es carta mientras que en España es tamaño A4, de allí la importancia de configurar el tamaño del papel antes de escribir la primera letra.

Cómo cambiar el tamaño del papel

1. Haga clic en la ficha Diseño de página
2. Haga clic en el comando Elegir tamaño de página (Tamaño)
3. Haga clic en el tamaño de papel de acuerdo a las normas de estilo del documento a escribir.

Estos son tres de los pasos para cambiar el tamaño de la página.

Pasos para cambiar el tamaño del papel

Ajustar los márgenes

Luego de cambiar el tamaño de la página se deben cambiar los márgenes de acuerdo a las normas de estilo que rigen el documento, pues los márgenes delimitan en área del documento donde se escribe y al ser una delimitación de texto al cambiarlos se cambia la estructura del documento.

De lo anteriormente expuesto, podemos afirmar que si los márgenes se cambian luego de varias páginas escritas, la cantidad de estas pueden aumentar o disminuir afectando la estructura del documento.

Para cambiar los márgenes siga los siguientes pasos

Cómo ajustar los márgenes de la página

1. Haga clic en la ficha Diseño de página
2. Haga clic en el comando Ajustar los márgenes (Márgenes)
3. Haga clic en el comando Márgenes personalizados
4. Haga clic en la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página
5. Cambie los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho en la sección Márgenes de acuerdo a las normas de estilo del documento a escribir
6. Haga clic en el botón aceptar.

Estos son seis de los pasos para ajustar los márgenes de una página.

Pasos 1-3 para ajustar los márgenes de una página

Pasos 4-6 para ajustar los márgenes de una página

Resumen

Dentro de las normas de estilo que rigen algunos documentos están el tamaño de papel y los márgenes, al ser norma de estilo deben ser respetadas, en tal sentido es indispensable hacerlas antes de iniciar a escribir el documento, pues al hacer estos cambios se garantiza que la estructura del documento sea correcta, esto a fin de evitar que los cambios realizados cuando se lleven varias páginas afecten la estructura del mismo.

Configurar la estructura de un documento en Word

Preparar un documento de Word es el primer paso que cualquier usuario debe hacer antes de comenzar a escribir el mismo, puesto que configurar el diseño le ahorrará tiempo y le garantiza que los cambios en el formato y estructura no le afectarán en ningún momento.

Configurar la estructura de un documento en Word

Aprenda a abrir Excel, Word y PowerPoint de manera eficiente

En esta entrada va a aprender cómo abrir los programas de Excel, Word y PowerPoint de manera eficiente, es decir, más rápido que mover el puntero del ratón hasta el icono del programa y hacer clic.

La manera más usada es abrir los programas con los clics del ratón, existen dos escenarios que en el escritorio esté el icono del programa o que no esté.

Ahora bien, si el icono está en el escritorio usted debe llevar el puntero del ratón y hacer doble clic, en caso contrario debe hacer clic en el botón de Windows en la barra de tareas y desplazarse durante varios segundos hasta encontrar el icono del programa, sin embargo, existe otra manera de abrir los programas de una manera rápida sin importar dónde está el ícono del programa.

Para abrir Excel, Word o PowerPoint siga los siguientes pasos:

Uso de las teclas de función en Word

De las doce teclas de función, once funcionan en Word, la tecla F3 al momento de escribir esta entrada no tiene utilidad por sí sola, sin embargo, F3 al igual que las otras once teclas funcionan combinándolas con otras teclas. Usando las teclas de función va ahorrar tiempo, puesto que presionar una tecla es mejor que hacer varios clics con el ratón.

Ahora bien, el uso de algunas teclas de función en Word requieren atención al momento de usarlas, ejemplo de esto son las teclas F6 y F8, ya que su uso requiere práctica.

Las once teclas de función en Word

• F1 = Ayuda
• F2 = Mover (funciona similar que CTRL + X)
• F3 = No aplica (no tiene función en Word)
• F4 = Repetir acción (funciona similar que CTRL + Y)
• F5 = Ir a
• F6 = Moverse
• F7 = Ortografía
• F8 = Modo extendido
• F9 = Actualizar campos
• F10 = Método abreviado
• F11 = Ir al siguiente campo
• F12 = Guardar como

Pida ayuda con F1: mejor presionar F1 y obtener la ayuda de Word que hacer clic en el comando de ayuda.

Vaya a un lugar del documento con F5: presione F5 cuando necesite ir a una página, sección, marcador, tabla, gráfico o cualquier parte del documento, con esta tecla ahorrará el tiempo que lleva hacer clic en la ficha inicio > buscar > Ir a…

Muévase con F6: la función de esta tecla es moverse entre la pantalla de Word, puede pasar de la página a la barra de tareas y luego a las fichas, de igual manera, podrá moverse si existe una panal activo. El uso de esta tecla requiere experiencia para comprender como funciona F6.

Revise la ortografía con F7: ahorrará tiempo con F7 en vez de hacer clic en la ficha Revisar > Ortografía y gramática.

Seleccione con F8: al presionar la tecla F8 se activa el modo “extender selección” esto le permite seleccionar una parte del documento sin necesidad de mantener presionado el ratón y arrastrar. El uso de esta tecla requiere práctica, pues que depende de cuantas veces se presione. Próximamente publicaré una entrada de cómo usar esta tecla.

Guarde con F12: es más rápido presionar la tecla F12 que hacer clic en Archivo > Guardar como > seleccionar el lugar, con esto ahorrará el tiempo que le toma hacer al menos tres clics.

Estas son las teclas de función que más uso, sin embargo, lo invito a probar el funcionamiento de las otras teclas, a lo mejor son de utilidad en sus trabajos de Word.

En la próxima entrada aprenda a abrir Excel, Word y PowerPoint de manera eficiente

El usuario en el sistema informático

Ofimática eficiente está dirigido a los usuarios de programas de ofimática: Excel, Word y PowerPoint. En tal sentido, la entrada hace referencia a la relación que existe entre un usuario y el sistema informático.

En las entradas anteriores había comentado que los elementos de un sistema informático desde el punto que nos interesa está conformado por: hardware (teclado y ratón), software (programas de oficina) y el usuario, es decir, usted.

Ahora bien, para el correcto equilibrio de un sistema informático, es necesario que el usuario esté capacitado, es decir, que tenga competencias en el uso de estos programas de ofimática, de esta manera el usuario trabajará de manera eficiente en sus tareas de oficina.

Al desarrollar las competencias y habilidades que pretendo con este Blog, usted sería un usuario productivo, ahorraría tiempo en sus actividades y se convertiría en un usuario en ofimática eficiente.

En la próxima entrada ensañaré el uso eficiente el teclado.

El software en el sistema informático

Otro de los elementos del sistema informático es el software. El concepto básico de software es que es la parte intangible de un ordenador, es decir, los programas.

Ahora bien, los programas en los que se enfoca este Blog son aplicaciones ofimáticas: Excel, Word y PowerPoint.

Excel es usado en varios procesos en una empresa, ya que con una hoja de cálculo se puede hacer desde una simple factura hasta un tablero de mando de apoyo a la toma de decisiones. Excel permite analizar datos y diseñar información, sin embargo, algunos usuarios no aprovechan de manera eficiente Excel, esto lo digo porque he visto usuarios realizando trabajos en Excel en horas que se pueden hacer en minutos.

Word también es usado en los procesos de una empresa, pues un procesador de texto permite hacer desde un simple aviso hasta un informe de gestión. Como en el caso de Excel, Word también es desaprovechado por los usuarios, esto lo digo porque he visto usuarios pegando tablas y gráficos desde Excel a Word y utilizan varios minutos tratando de arreglar esas tablas y gráficos, desconociendo que desde Word se puede hacer más rápido, es decir, de una manera eficiente.

PowerPoint otro programa usado en las empresas, puesto que con un presentador de diapositivas se puede hacer desde un simple mensaje hasta la presentación de los avances de un cuadro de mando integral. Nuevamente otro programa no aprovechado por los usuarios, esto lo digo porque he visto a usuarios usando más tiempo en la animación y sonido que en la calidad y diseño de la diapositiva.

Finalmente, estos programas son desaprovechados por la mayoría de los usuarios, el objetivo del blog es que aprendan a usarlos de una manera eficiente (ofimática eficiente).

En la próxima entrada el usuario en el sistema informático.

La ofimática en el sistema informático

Antes de comenzar con las entradas que enseñarán a ser más eficiente en el manejo de las aplicaciones ofimáticas es necesario conocer algunos conceptos que cualquier usuario debe comprender para poder desempeñarse de manera productiva.

Estos conceptos serán tratados en próximas entradas, sin embargo, es oportuno conocer que el concepto más importante para ser eficiente en el manejo de programas ofimáticos es el de sistema informático, partiendo que el concepto básico de sistema es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para lograr un objetivo.

De lo anteriormente expuesto podemos decir, que un sistema informático desde el punto de vista que nos interesa, es la relación que existe entre hardware (teclado y ratón), software (Excel, Word,PowerPoint y otros programas de oficina) y el usuario (usuario eficiente y productivo).

Ahora bien, el correcto uso de los elementos del sistema informático (software, hardware y usuario) crea un equilibrio entre estos, logrando que el usuario use de manera eficiente estos programas, generando ahorro de tiempo y calidad en su trabajo.

En la próxima entrada trataré el primer elemento del El hardware en el sistema informático

Ofimática Eficiente

Ofimática eficiente es un blog con entradas para cualquier usuario de Excel, Word, PowerPoint y otros programas en los procesos de oficina que quiera aprender a usar de manera eficiente estas aplicaciones informáticas.

A través de cada entrada se ofrecen herramientas para que el usuario aprenda a manejar de manera eficiente los procesos de su labor diaria, esto le ahorrará tiempo en dichos procesos, permitiendo al usuario ser más productivo y competitivo en su ámbito laborar.

Las entradas en el blog serán de al menos dos veces por semana, en tal sentido, si usted desea estar al tanto de estas entradas mi sugerencia es que siga el Blog, de esta manera cada vez que se publique una entrada le llegará a su correo una notificación de dicha entrada.